Vanhempien kokouksen kokoukset sekä koulussa että päiväkodissa on laadittava minuutteina. Tämä on esikouluasioiden nimikkeistöön kuuluva asiakirja. Asiaankuuluvien asiakirjojen säilyttämiseksi valitaan vanhempien kokouksen sihteeri. Käynnistys ja erityinen muistikirja vanhempien kokousten pöytäkirjoista.
Ohjeet
Vaihe 1
Vanhempainkokouksen päivämäärä merkitään pöytäkirjaan. Läsnä olevien vanhempien määrä on ilmoitettava. Jos puhujia kutsutaan kokoukseen, virkamiehet, heidän sukunimensä, nimensä ja isänsä sekä asemansa merkitään pöytäkirjaan kokonaisuudessaan ilman lyhenteitä.
Vaihe 2
Kirjoita kokouksessa käsitelty esityslista vanhempainkokouksen pöytäkirjaan. Tämä on eräänlainen kokoussuunnitelma. Tämän jälkeen keskustellaan esille tuotuista kysymyksistä. Kirjoita ensin vanhempien, kouluttajien ja muiden kutsuttujen päiväkotien opettajien suositukset ja ehdotukset. Muista huomata kuka tekee ehdotuksen. Vanhempien kokouksessa käydään yhteinen keskustelu. Kenenkään ei tule asettaa mielipidettä. Vanhempien kokouksen pöytäkirjaan on liitetty opettajien, kouluttajien, vanhempien ja kutsuttujen puheet.
Vaihe 3
Kun olet kuullut ehdotuksia ja suosituksia, tehdään päätös vanhempien kokouksesta. Jokaisesta keskustellusta asiasta päätös tehdään erikseen. Se hyväksytään äänestämällä. Sihteeri kirjaa niiden puolesta, jotka äänestivät puolesta ja vastaan. Päätökset tulisi muotoilla selkeästi ja erikseen ilmoittamalla määräajat ja vastuuhenkilöt. Pöytäkirjan allekirjoittavat vanhemmuusvaliokunnan puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri. Jos kokouksen lopussa tehdään tärkeä päätös, kaikille ryhmän vanhemmille tulisi tutustua siihen. Tämä voidaan tehdä kahdella tavalla: ilmoittamalla henkilökohtaisesti jokaiselle poissa olevalle vanhemmalle tai sijoittamalla kokouksen päätös vanhempien kulmaan. Joka tapauksessa heidän on allekirjoitettava vanhempain kokouksen päätös.
Vaihe 4
Vanhempainkokousten pöytäkirja muodostetaan ryhmän rekrytointihetkellä ja pidetään valmistumiseen saakka. Se on numeroitu sivu kerrallaan, ommeltu, sinetöity esikoulun johtajan allekirjoituksella ja päiväkodin leimalla. Muistikirjaa pitää ryhmän opettaja. Pöytäkirjat on numeroitu lukuvuoden alusta. Tarkista lastentarhastasi, mitä päivämäärää pidetään esikoulussa lukuvuoden alkuna.
